Hai mai pensato che assumere dieci, venti o cinquanta persone in pochi giorni invece di settimane potrebbe trasformare la velocità con cui la tua azienda cresce? Quando si apre una nuova filiale, si lancia un progetto o si deve gestire un turno stagionale, la selezione tradizionale può rivelarsi troppo lenta.
Il Recruiting Day nasce proprio per rispondere a questo bisogno: una giornata interamente dedicata all'incontro con i candidati, in cui l'azienda concentra colloqui, presentazione del brand e raccolta di curriculum. Spesso il termine viene usato come sinonimo di Career Day, ma c'è una differenza importante: il Career Day, di solito organizzato con università o enti formativi, ha una finalità più orientativa e di networking, mentre il Recruiting Day è centrato sull'assunzione concreta di profili già selezionati.
Senza un metodo strutturato, però, il rischio è trasformare la giornata in un'esperienza dispersiva, caratterizzata da attese e improvvisazioni. In questo articolo vediamo le cinque fasi operative per costruire un evento di selezione davvero efficace.
Già molti anni fa negli USA avevano compreso che per attirare i Talenti migliori serve coinvolgerli e stimolarli con un pizzico di entertainment, da qui la necessità di organizzare un Recruiting Day. Si tratta di un evento di selezione concentrato in una sola giornata, in cui i responsabili delle risorse umane di un'azienda incontrano un numero elevato di candidati per colloqui mirati. Le candidature vengono raccolte e preselezionate nelle settimane precedenti, in modo che il giorno della giornata di recruiting si lavori solo con profili realmente in linea con le posizioni aperte.
Non è uno strumento adatto a ogni esigenza. Si rivela invece particolarmente utile in alcuni casi specifici:
Vale la pena evidenziare che il Recruiting Day non è solo uno strumento di selezione: è anche un'occasione di employer branding, perché trasmette ai candidati una prima immagine concreta della cultura aziendale.
Tutto inizia dalla definizione precisa degli obiettivi. Quanti candidati vuoi incontrare? Quante assunzioni stai prevedendo? Quali profili stai cercando, con quali competenze e quale livello di seniority? Da queste risposte dipendono tutte le scelte successive, dalla location alla comunicazione.
Una buona progettazione include la scelta di una location adeguata all'affluenza prevista, capace di ospitare sia un'aula plenaria per la parte introduttiva, sia spazi dedicati ai colloqui individuali. La selezione delle partnership è altrettanto importante: collaborare con agenzie per il lavoro, Centri per l'Impiego o enti formativi può ampliare la platea dei candidati e rafforzare la qualità della preselezione. Infine, va costruito un cronoprogramma realistico che tenga conto anche degli imprevisti, perché in eventi di questa portata qualcosa che cambia in corsa accade sempre.
Una volta definita la struttura dell'evento, l'attenzione si sposta sulla comunicazione. Promuovere una giornata di recruiting o un Career Day significa attivare più canali in parallelo: piattaforme di recruiting online, social media, newsletter aziendali, sito istituzionale, ma anche partnership con stampa locale o community di settore.
Particolarmente utile è prevedere una pre-iscrizione online, attraverso un form dedicato che raccolga dati anagrafici, esperienza professionale e posizione di interesse. In questo modo si ottiene un duplice vantaggio: si snellisce la fase di accoglienza il giorno dell'evento e si costruisce un database di profili che resta utile anche per selezioni future. L'invio di reminder via email o SMS nei giorni precedenti aiuta inoltre a ridurre il tasso di assenze, che in iniziative di questo tipo può essere significativo.
Il giorno dell'evento si gioca su un equilibrio delicato. Da un lato i recruiter devono condurre i colloqui con calma e attenzione, dall'altro decine o centinaia di candidati attendono il proprio turno e rischiano di vivere ore di attesa improduttiva. La risposta operativa più efficace è il cosiddetto modello a "doppio binario".
L'idea è semplice: mentre una parte dei candidati svolge i colloqui in aule dedicate, l'altra parte partecipa in plenaria ad attività parallele condotte da formatori o facilitatori. Questi momenti possono includere la presentazione dell'azienda, sessioni di Q&A con i manager, brevi workshop su soft skills, quiz interattivi sulla cultura aziendale o testimonianze di collaboratori già in forza.
In altre parole, il doppio binario trasforma l'attesa in un'occasione di formazione, riducendo lo stress dei candidati e creando un primo legame autentico con la cultura aziendale. La condizione perché funzioni è una stretta sincronizzazione tra i recruiter nelle aule e lo staff in plenaria, in modo che l'avvicendamento dei gruppi avvenga senza interruzioni.
L'evento di recruiting non finisce con la chiusura delle porte. Le 48-72 ore successive sono decisive per consolidare i risultati. La fase di follow-up include il debriefing del team di recruiter, la sistematizzazione delle valutazioni raccolte, la comunicazione ai candidati selezionati per i passaggi successivi e il riscontro, anche breve, ai candidati non scelti.
Vale la pena ricordare che la cura nella fase di chiusura ha un impatto diretto sulla reputazione aziendale come datore di lavoro: un candidato che riceve un feedback rapido e rispettoso, anche negativo, mantiene un'immagine positiva dell'azienda e può tornare a candidarsi in futuro o consigliarla ad altri.
L'ultima fase è quella che spesso viene trascurata, ma è anche quella che permette di trasformare un singolo evento in un processo che migliora di edizione in edizione. Una buona misurazione si basa su pochi indicatori chiari, da analizzare a freddo nelle settimane successive:
Confrontare questi indicatori da un evento all'altro permette di affinare progressivamente la metodologia, identificare i punti deboli e replicare ciò che ha funzionato. In sostanza, la misurazione trasforma il Recruiting Day da iniziativa episodica a vero asset strategico per la crescita aziendale.
Un evento di selezione efficace richiede competenze organizzative, capacità di comunicazione e una gestione accurata di ogni fase del processo. Per questo molte aziende scelgono di affidarsi a partner specializzati nella formazione e nella consulenza HR.
In qualità di ente formativo accreditato del gruppo W Group, Howay affianca le aziende che vogliono organizzare un Recruiting Day strutturato. Possiamo intervenire sulla progettazione del format, sulla costruzione delle attività plenarie del doppio binario e sulla formazione dei recruiter che condurranno i colloqui. Per le imprese interessate ad approfondire l'argomento, è possibile consultare le aree dedicate a People Management e al catalogo corsi sul sito Howay.
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